Personal Data Processing Policy
GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., identificada con Nit. 901.761.363-1, es la sociedad responsable de los datos personales recolectados por la misma sociedad.
Legal address: Calle 32 # 41 – 63
Registered office: Itagüí – Antioquia.
E-mail gerencia@coffeeglobalcompany.com
Mobile: 3225917211
With the purpose of establishing uniform practices for the collection, updating, and use of data,
circulation, and deletion of information (processing), and in accordance with the provisions established by Law
1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013, this personal data processing policy has been developed.
of personal information.
1. Anyone who, in the course of any activity (including commercial or employment-related, whether
permanent or occasional), provides any type of personal data to Global Coffee Company
S.A.S., will have the right to access, update, and correct it.
For the processing of personal data, GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S.the following will be taken into account:
the following definitions:
a) Principle of Legality: In the use, capture, collection, and processing of personal data,
the applicable and current provisions governing the processing of personal data shall be applied.
and other related fundamental rights.
a) Principle of Legality: In the use, capture, collection, and processing of personal data,
may be carried out with the prior, express, and informed consent of the Data Subject. The data
personal data may not be obtained or disclosed without prior authorization, or in the absence of a legal mandate.
legal, statutory, or judicial mandate that waives the need for consent.
a) Principle of Legality: In the use, capture, collection, and processing of personal data,
that has access to and collects personal data shall be subject to and serve a legitimate purpose,
which must be communicated to the respective data subject.
d) Principle of Truthfulness or Quality: Information subject to use, capture, collection, and
personal data processing must be truthful, complete, accurate, up-to-date, verifiable, and
understandable. The processing of partial, incomplete, fragmented data, or data that
may lead to error is prohibited.
e) Principle of Transparency: In the use, capture, collection, and processing of personal data,
The processing of personal data must guarantee the data subject’s right to obtain, at any time and without
restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal
que sea de su interés o titularidad.
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información
pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento, será
objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo
permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de
medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y bases de datos
electrónicas evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de
cualquier uso o acceso no autorizado.
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h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen,
actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos,
se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a
terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de
cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas
que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo
de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de
prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso.
Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el tratamiento.
2. En el tratamiento de la información personal se aplicarán los siguientes principios:
a) Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para
autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una
información relacionada con una persona natural.
d) Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros,
son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de
comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están
contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas no sometidas a reserva
e) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
f) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
g) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
h) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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i) Tercero: Es aquella persona (natural o jurídica) que no es el titular de los datos y que mediante
un debido tratamiento de los mismos puede ser receptor de los datos y debe ceñirse a los
mandatos del responsable.
j) Datos Semiprivados: Estos datos, aun cuando tienen un carácter privado sólo le interesan al
titular y a un grupo determinado de personas, las cuales pueden consultar la información
mediando una autorización.
3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.
3.1 Tratamiento de Datos Sensibles:
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por
ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de
lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de
su finalidad. En estos eventos los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del
titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
4. Autorización: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo.
4.1 El tratamiento realizado sobre los datos personales recolectados por GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., tendrá las siguientes finalidades:
Con respecto a Empleados:
1. Identificación general.
2. Procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el
desarrollo de la relación contractual.
3. Consulta en las centrales de antecedentes judiciales o de seguridad (software de consulta
de listas restrictivas u otros) legítimamente constituida.
4. Consulta en las listas para la prevención y el control de lavado de activos y financiación del
terrorismo.
5. Evaluación de las competencias laborales y personales.
6. Transferencia de la información, en caso de contratar a un proveedor para el tratamiento
de los datos personales.
7. Transferencia de la información a los países donde se encuentren los centros de datos del
proveedor del servicio, en caso de contratación de servidores en la nube.
8. Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL.
9. Transferencia de la información a terceros para programas de bienestar.
10. Realización de encuestas internas.
11. Elaboración de respuestas a quejas, reclamos, inquietudes o felicitaciones del trabajador.
12. Remisión de información de interés por cualquier medio: correo electrónico, fax, SMS,
redes sociales, o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o
sobrevenga en el futuro.
13. Otras relacionadas con el cumplimiento del objeto social.
Con respecto a los Clientes:
1. Identificación general de los clientes.
2. Consulta en las centrales de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente
constituida.
3. Consulta en las listas (software) para la prevención y el control de lavado de activos y
financiación del terrorismo.
4. Entrega de información sobre nuevos servicios y productos.
5. Promoción de nuestros servicios.
6. Realizar estudios internos sobre comportamiento de mercados.
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7. Transferencia de la información, en caso de contratar a un proveedor para el tratamiento
de los datos personales.
8. Transferencia de la información a los países donde se encuentren los centros de datos del
proveedor del servicio, en caso de contratación de servidores en la nube.
9. Transferencia de la información y datos semiprivados a los proveedores que lo soliciten
expresamente y que su finalidad esté acorde con el objeto social del Grupo Gral., y de estos
proveedores.
10. Gestión de cobranza.
11. Elaboración de respuestas a quejas, reclamos, inquietudes.
12. Gestión Administrativa y contractual.
13. Actualización de la información comercial y contable entre las compañías del grupo.
14. Remisión de información de interés por cualquier medio: correo electrónico, SMS, redes
sociales, o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o que
sobrevenga en el futuro.
15. Evaluación de la calidad del servicio y elaborar estudios estadísticos.
16. Otras relacionadas con el cumplimiento del objeto social.
Con respecto a proveedores de bienes y/o servicios, y a contratistas:
1. Identificación general de los proveedores.
2. Procesamiento en general de información para solicitud de cotizaciones,
calificaciones de proveedores
3. Consulta en las centrales de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente
constituida.
4. Consulta en las listas para la prevención y el control de lavado de activos y financiación del
terrorismo y proliferación de Armas de Destrucción Masivas SAGRILAFT.
5. Transferencia de la información, en caso de que se contrate a un proveedor para el
tratamiento de los datos personales o para proyectos relacionados con estos fines.
6. Transferencia de la información a los países donde se encuentren los centros de datos del
proveedor del servicio, en caso de contratación de servidores en la nube.
7. Elaboración de respuestas a quejas, reclamos, inquietudes.
8. Remisión de información de interés por cualquier medio: correo electrónico, SMS, redes
sociales, o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o sobrevenga
en el futuro.
9. Actualización de la información comercial y contable entre las compañías.
10. Otras relacionadas con el cumplimiento del objeto social.
5. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
6. GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S. cumplirá con los siguientes deberes:
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a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
i) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
7. GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
8. GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., y las Sociedades del Grupo procederán de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (“RNBD”) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
9. El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales.
b) Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a GLOBAL COFFEE
COMPANY S.A.S.
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c) A recibir información por parte de GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., respecto del uso que
les ha dado a sus datos personales.
d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia
de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad
vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable
del Tratamiento.
e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.
10. Se garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante lo solicite, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de correo electrónico o por escrito. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
11. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada.
El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal de GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b) Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., en esta política y en la autorización solicitada para el tratamiento de datos personales, y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca
ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
personales.
GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
- GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
- GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados que se pondrán a disposición de los interesados por medio de correo electrónico o por escrito.
12. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron
recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por
GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no
es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
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a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones
administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para
realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el titular.
13. La totalidad de la información del titular puede ser transferida a terceros y proveedores, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., tomará las medidas necesarias para que los terceros o proveedores suyos receptores de la información conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos
directamente relacionados con la dependencia propia de la relación con GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S., y solamente mientras éstas duren, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
14. GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S. puede transmitir y transferir datos personales con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
15. Cada una de las peticiones, consultas y reclamos recibidas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
16. En el evento en que el titular considere que se ha dado un uso contrario al autorizado, a las leyes aplicables, o requiera ejercer sus derechos como titular, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a los siguientes correos electrónicos o de manera escrita dirigida a la oficina principal: Calle 32 # 41 – 63 de Itagüí – Antioquia. GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S 901.761.363-1
17. Vigencia de la autorización de tratamiento de datos personales:
La vigencia de las bases de datos de GLOBAL COFFEE COMPANY S.A.S. terminará en el momento que las finalidades por las cuales se autorizó el tratamiento de los datos personales hayan concluido.
Esta Política de tratamiento de datos personales, estará vigente a partir del mes de mayo de 2025.
